FumiTRUST Suite

TRUST Hub Suite — Integrated Fumigation & Quality Platform

Manual Manajer Mutu (MM)
Konfigurasi Perusahaan, Akun Pengguna,
& Data Karyawan

Panduan operasional lengkap bagi Manajer Mutu (MM) perusahaan fumigasi
dalam menyiapkan profil legalitas/kop surat, struktur peran teknis (MT & Fumigator),
departemen, jabatan, dan integrasi data karyawan di FumiTRUST Suite

Daftar Isi

Halaman Judul i
Daftar Isi ii
Bagian I: Dashboard & Profil Perusahaan
001. Tampilan Dashboard Pertama Kali Login MM 1
002. Melihat Detail Data Perusahaan (Provider) 2
003. Mengubah & Mengedit Data Perusahaan 3
004. Unggah Kop Surat & Footer Resmi Dokumen 4
Bagian II: Manajemen Pengguna & Peran Teknis
005. Mengakses Manajemen Pengguna & New User 5
006. Mengisi Detail Akun Pengguna & Status Aktif 6
007. Menetapkan Hak Akses & Peran Teknis (Roles) 7
008. Unggah Tanda Tangan Digital & Stempel Basah 8
009. Membuat Akun Fumigator Pelaksana & Tim Inti 9
Bagian III: Master Data Organisasi
010. Membuat Departemen Organisasi (Fumigasi / Pest Control) 10
011. Membuat Master Data Jabatan Perusahaan 11
012. Daftar Master Jabatan & Perbedaannya dengan Hak Akses 12
Bagian IV: Human Resource Management (HRM)
013. Menu Karyawan & Membuat Data Karyawan Baru 13
014. Mengisi Data Karyawan & Menghubungkan Akun Login 14
015. Mendaftarkan Karyawan Tanpa Akun Aplikasi 15
016. Daftar Semua Karyawan & Rekapitulasi Penempatan 16
Penutup & Dukungan Integrasi API 17

Langkah 001

Dashboard Pertama Kali Login (Manajer Mutu)

Setelah berhasil login ke dalam sistem FumiTRUST Suite menggunakan akun berhak akses Manajer Mutu (MM), Anda akan diarahkan ke halaman utama Dashboard operasional perusahaan Anda.

Dashboard ini menyajikan ringkasan metrik statistik operasional, pintasan navigasi cepat, dan monitoring status kegiatan perlakuan fumigasi perusahaan secara terpadu.

Gambar 001 — Penampakan dashboard saat pertama kali login oleh user dengan role Manajer Mutu (MM)

Catatan Hak Akses: Manajer Mutu (MM) memiliki kewenangan mengelola profil perusahaan, administrasi pengguna, penerbitan izin/dokumen, pengaturan struktur departemen/jabatan, serta manajemen karyawan (HRM).

Langkah 002

Melihat Detail Data Perusahaan (Provider)

Untuk meninjau atau memverifikasi data legalitas dan identitas perusahaan yang terdaftar:

Buka menu navigasi sidebar di sebelah kiri, pilih menu Provider.
Di panel sebelah kanan, sistem akan menampilkan baris data perusahaan Anda.
Klik pada nama perusahaan Anda pada daftar tabel tersebut untuk membuka halaman tampilan detail lengkap (View Record).

Gambar 002 — Daftar data perusahaan pada menu Provider, klik nama perusahaan untuk melihat detail

Integritas Audit: Sistem menerapkan prinsip inspection-first di mana mengklik baris data akan membuka lembar pratinjau detail terlebih dahulu demi mencegah kekeliruan ubah data secara tidak sengaja.

Langkah 003

Mengubah & Mengedit Data Perusahaan

Pada halaman detail perusahaan yang terbuka, Anda dapat melihat informasi umum, kontak resmi, alamat kantor, dan perizinan kementerian/badan karantina.

Untuk melakukan pembaruan informasi, klik tombol Edit berwarna kuning/primer di bagian kanan atas halaman.
Sistem akan membuka formulir ubah data profil provider perusahaan Anda.

Gambar 003 — Halaman detail perusahaan dan tombol Edit di sebelah kanan atas

Perubahan data perusahaan seperti nama resmi, nomor registrasi, nomor telepon, dan email resmi akan langsung tercermin pada sertifikat dan dokumen pemberitahuan (notice) yang digenerate oleh sistem.

Langkah 004

Unggah Kop Surat & Footer Resmi Dokumen

Gulir formulir edit ke bagian bawah (scroll ke bawah). Anda akan menemukan kolom khusus untuk mengunggah Kop Surat (Header) dan Footer Surat resmi perusahaan:

Perhatikan dengan seksama proporsi dan ukuran gambar kop surat maupun footer surat yang diunggah.
Kop surat ini sangat penting karena akan otomatis dicantumkan di bagian atas seluruh dokumen resmi, mulai dari Pemberitahuan Fumigasi (Notice), Recordsheet (RS), hingga Sertifikat Fumigasi (Certificate).
Setelah berkas kop surat dipilih dan terunggah dengan benar, klik tombol Simpan di sudut kanan bawah formulir.

Gambar 004 — Kolom upload gambar kop surat dan footer resmi perusahaan

Optimalisasi Otomatis: Gambar yang Anda unggah akan otomatis dikompresi dan distandarkan ukurannya oleh sistem cloud storage FumiTRUST Suite sehingga proses cetak/ekspor dokumen PDF tetap tajam dan cepat diunduh.

Langkah 005

Mengakses Manajemen Pengguna & New User

Setelah konfigurasi detail perusahaan selesai diperbarui, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan akun login untuk personel operasional perusahaan Anda:

Buka navigasi sidebar, klik menu Manajemen Pengguna.
Di sebelah kanan layar akan muncul daftar pengguna aplikasi yang terdaftar sebagai akun anggota perusahaan Anda.
Untuk menambahkan pengguna baru, klik tombol ‘New User’ yang terletak di pojok kanan atas.

Gambar 005 — Daftar pengguna terdaftar dan tombol 'New User' untuk menambah akun baru

Pembeda Konsep: User (Pengguna) adalah akun otentikasi login aplikasi FumiTRUST Suite (baik Web Panel maupun Mobile App). Karyawan adalah data personil ketenagakerjaan di perusahaan Anda.

Langkah 006

Mengisi Detail Akun Pengguna & Status Aktif

Pada formulir pendaftaran user baru tab Informasi Akun, lengkapi data kredensial berikut dengan teliti:

Email: Isikan alamat email aktif (wajib huruf kecil semua, contoh: [email protected]).
Nama Lengkap: Masukkan nama lengkap personel sesuai dokumen identitas resmi.
Username: Masukkan nama pengguna unik (wajib huruf kecil semua tanpa spasi).
Password: Masukkan kata sandi yang aman (minimal 8 karakter kombinasi).
Foto Profil: Opsional, dapat diunggah langsung atau diperbarui kemudian oleh pengguna.
Toggle ‘Akun Aktif’: Pastikan toggle dalam posisi aktif (hijau).

Gambar 006 — Formulir pengisian identitas akun pengguna dan sakelar status aktif

Keamanan Personalia: Apabila suatu saat karyawan bersangkutan mutasi atau keluar dari perusahaan, Manajer Mutu dapat dengan mudah mencabut akses sistem seketika hanya dengan menonaktifkan sakelar ‘Akun Aktif’ ini.

Langkah 007

Menetapkan Hak Akses & Peran Teknis (Roles)

Pindah ke tab ‘Peran Teknis (Roles)’. Pilih hak akses yang sesuai dengan wewenang operasional karyawan tersebut di FumiTRUST Suite:

Peran (Role)	Cakupan Hak Akses & Wewenang di Sistem
Direktur	Memiliki hak akses eksekutif memantau dashboard performa bisnis, rekapitulasi, dan laporan kinerja.
Manajer Mutu (MM)	Mengelola dokumen legalitas, detail perusahaan, registrasi akun user, registrasi master karyawan, shift/jadwal kerja (HRM).
Manajer Teknis (MT)	Mengawasi teknis pelaksanaan fumigasi, verifikasi gas, dan otomatis memiliki hak akses teknis fumigator.
Fumigator Pelaksana	Memiliki akses aplikasi mobile/lapangan, input pembacaan alat, menandatangani RS, FC, dan GC.
Asisten / Operator	Membantu teknis pelaksanaan di lapangan dan pencatatan kondisi treatment.
Admin Operasional	Mengelola data master klien, order, dan manajemen pengguna perusahaan.
Finance & Penagihan	Mengelola modul faktur/invoice, pembayaran, dan pencatatan operasional keuangan (ERP).

Gambar 007 — Tab Peran Teknis, contoh memilih wewenang Manajer Teknis (MT) / Fumigator

Struktur Minimal Perusahaan: Tidak semua role harus dipakai jika tim ramping. Struktur inti operasional minimal adalah: MM, MT, dan Fumigator Pelaksana.

Langkah 008

Unggah Tanda Tangan Digital & Stempel Basah

Bagi peran yang bertugas menandatangani dokumen teknis (MM, MT, Fumigator), pindah ke tab ‘Tanda Tangan dan Perangkat’:

Unggah berkas hasil scan tanda tangan digital dalam format PNG dengan latar belakang transparan atau format JPG dengan latar belakang putih bersih.
Penyertaan stempel basah resmi perusahaan pada tanda tangan juga diperkenankan di kolom ini.
Rekomendasi dimensi tanda tangan adalah 400 x 160 pixels agar proporsional pada berkas cetak.
Setelah berkas terpilih, klik tombol ‘Simpan’ di kanan bawah.

Gambar 008 — Tab Tanda Tangan dan Perangkat, upload spesimen tanda tangan lalu klik Simpan

Tanda tangan digital yang tersimpan akan otomatis dibubuhkan pada dokumen resmi hasil treatment (Recordsheet, Certificate, Gas Clearance) secara aman dan sah.

Langkah 009

Membuat Akun Fumigator Pelaksana & Tim Inti

Ulangi langkah pendaftaran pengguna untuk anggota tim operasional lainnya. Pastikan perusahaan Anda memiliki setidaknya 3 akun operasional utama:

Manajer Mutu (MM): Akun Anda sendiri (sudah dibuatkan secara otomatis oleh administrator sistem).
Manajer Teknis (MT): Akun pengawas teknis mutu lapangan. Ingat bahwa akun bertipe MT secara otomatis mewarisi hak akses sebagai Fumigator pelaksana.
Fumigator Pelaksana: Personel bersertifikat kompetensi yang bertindak di lapangan untuk eksekusi dosing, pembacaan konsentrasi, aerasi, dan otorisasi sertifikat.

Gambar 009 — Penetapan peran untuk akun personel Fumigator Pelaksana lapangan

Akun Fumigator Pelaksana ini dapat langsung digunakan untuk masuk (login) ke aplikasi mobile FumiTRUST Suite di smartphone Android.

Langkah 010

Membuat Departemen Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan di FumiTRUST Suite dikelompokkan berdasarkan divisi/departemen kerja. Untuk mendaftarkannya:

Buka navigasi sidebar, cari grup menu Master Data, lalu pilih menu Departemen.
Klik tombol ‘New Departemen’.
Masukkan nama departemen operasional utama, misalnya: FUMIGASI.
Jika perusahaan Anda juga memiliki lini bisnis pengendalian hama dan ingin mengelolanya melalui ekosistem FumiTRUST Suite, buat juga departemen khusus PEST CONTROL.
Klik tombol simpan untuk mendaftarkan departemen.

Gambar 010 — Pembuatan master departemen kerja (FUMIGASI, PEST CONTROL, dll.)

Departemen ini nantinya menjadi dasar pengelompokan karyawan pada presensi GPS, penugasan pekerjaan, dan pelaporan biaya operasional.

Langkah 011

Membuat Master Data Jabatan Perusahaan

Setelah departemen dibuat, tentukan jenjang atau nama jabatan yang berlaku di struktur internal perusahaan Anda:

Pada grup menu Master Data, klik menu Jabatan.
Klik tombol ‘New Jabatan’ di pojok kanan atas.
Ketikkan nama jabatan nyata yang berlaku di perusahaan Anda (misalnya: Direktur Utama, Manajer Mutu, Manajer Teknis, Senior Fumigator, Helper Lapangan, atau Staff Administrasi).
Tautkan dengan departemen terkait jika diperlukan, lalu klik Simpan.

Gambar 011 — Pembuatan entri nama jabatan riil di dalam perusahaan

Nama jabatan ini bersifat fleksibel dan disesuaikan secara mandiri sesuai dengan SK atau nomenklatur internal perusahaan masing-masing.

Langkah 012

Daftar Master Jabatan & Perbedaannya dengan Hak Akses

Setelah menambahkan berbagai posisi, halaman daftar jabatan akan menampilkan inventaris posisi organisasi perusahaan Anda secara teratur.

Gambar 012 — Contoh daftar tabel master jabatan yang telah dibuat

PENTING — Pahami Perbedaannya:

Jabatan (Master Data): Posisi/status struktural riil karyawan dalam perusahaan (misal: Kepala Cabang, Teknisi, Driver).
Peran Teknis (Hak Akses): Izin teknis di dalam aplikasi FumiTRUST Suite (misal: izin menandatangani Notice, input konsentrasi PH3/MB, validasi sertifikat).

Langkah 013

Menu Karyawan & Membuat Data Karyawan Baru

Untuk mengelola data seluruh tenaga kerja perusahaan, gunakan modul Human Resource Management (HRM):

Buka navigasi sidebar, cari grup menu Human Resources (HRM), lalu pilih menu Karyawan.
Di layar kanan akan muncul tabel daftar induk seluruh karyawan perusahaan Anda.
Klik tombol ‘New Karyawan’ di sudut kanan atas untuk mendaftarkan data karyawan baru.

Gambar 013 — Menu Karyawan (HRM) dan tombol 'New Karyawan'

Konsep Kunci: User adalah akun login ke aplikasi FumiTRUST Suite, sedangkan Karyawan adalah seluruh data tenaga kerja riil perusahaan Anda, baik yang memegang smartphone berizin login maupun staf lapangan/helper yang tidak memiliki akun login.

Langkah 014

Mengisi Data Karyawan & Menghubungkan Akun Login

Pada formulir pendaftaran karyawan baru, isikan parameter data ketenagakerjaan berikut:

Nama Lengkap & Identitas: Masukkan nama lengkap karyawan.
Akun Pengguna: Pilih akun user aplikasi yang bersesuaian jika karyawan ini telah dibuatkan akun login pada Langkah 005. Jika tidak diberi akses aplikasi, biarkan kosong.
Penempatan & Jam Kerja: Pilih Departemen dan Jabatan yang telah dikonfigurasi sebelumnya. Kolom Shift Kerja dipilih apabila perusahaan memanfaatkan modul presensi geofence online FumiTRUST Suite.
Nomor Registrasi Kompetensi: Wajib diisi bagi tenaga teknis bersertifikasi resmi (misalnya registrasi Badan Karantina / Fumigator MB / PH3).
Status Kepegawaian & Ketersediaan: Tentukan status karyawan (tetap/kontrak) dan pastikan ketersediaan tugas aktif.

Gambar 014 — Pengisian data karyawan dan penautan ke akun pengguna aplikasi

Langkah 015

Mendaftarkan Karyawan Tanpa Akun Aplikasi

Dalam operasional fumigasi lapangan, kerap terdapat tenaga pembantu, helper pasir, atau teknisi logistik yang tidak membutuhkan akses langsung ke panel aplikasi:

Untuk mendaftarkan staf tipe ini, Anda cukup mengosongkan kolom ‘Akun Pengguna’.
Lengkapi data nama, departemen, serta jabatannya seperti biasa.
Data karyawan ini tetap tercatat rapi di database perusahaan untuk keperluan presensi fingerprint/lapangan, payroll, serta rekapitulasi personil tugas.

Gambar 015 — Contoh formulir karyawan tanpa hak login ke sistem FumiTRUST Suite

Fleksibilitas ini memastikan seluruh personil perusahaan dapat terinventarisasi tanpa membebani kuota lisensi login pengguna sistem.

Langkah 016

Daftar Semua Karyawan & Rekapitulasi Penempatan

Setelah seluruh data personil disimpan, tabel daftar karyawan akan menampilkan rekapitulasi menyeluruh:

Tampak jelas identifikasi karyawan yang memiliki akun aplikasi terhubung vs karyawan tanpa akun login.
Tercantum informasi jabatan, departemen, serta nomor registrasi kompetensi masing-masing teknisi.
Data ini menjadi basis penugasan personil saat Manajer Mutu atau Manajer Teknis menerbitkan Surat Perintah Kerja (Notice / SPK).

Gambar 016 — Rekapitulasi daftar seluruh karyawan yang telah berhasil didaftarkan

Pastikan data seluruh personil fumigator pelaksana yang bertugas di lapangan selalu diperbarui registrasi sertifikasinya agar validasi dokumen karantina berjalan lancar.

Penutup & Ekosistem FumiTRUST Suite

Selamat, konfigurasi dasar perusahaan Anda sebagai provider berstandar di FumiTRUST Suite telah selesai disiapkan. Tim operasional Anda kini siap melakukan proses perlakuan permohonan fumigasi, penerbitan notice, hingga pencetakan sertifikat.

Integrasi Mandiri (Tipe ‘Core’ & Akses API):
Tidak semua perusahaan membutuhkan modul internal secara menyeluruh jika sudah memiliki ERP/software tersendiri. Bagi perusahaan Anda yang berlangganan tipe Core, FumiTRUST Suite menyediakan akses data penuh melalui integrasi REST API yang aman. Silakan hubungi tim developer FumiTRUST Suite untuk pengaktifan kredensial API dan integrasi sistem Anda.

Modul Panduan Berikutnya

Panduan untuk Penerbitan Surat Pemberitahuan (Notice), Penugasan Fumigator, Perekaman Dosis Gas, dan Penerbitan Sertifikat akan diulas secara mendalam pada lembar manual operasional berikutnya.

Manual Manajer Mutu (MM)Konfigurasi Perusahaan, Akun Pengguna,& Data Karyawan