FumiTRUST Suite

TRUST Hub Suite — Integrated Fumigation Workflow

Manual Manajer Teknis (MT)
Pembuatan Surat Pemberitahuan
(Notice of Fumigation) & Penugasan

Panduan komprehensif bagi Manajer Teknis (MT) dalam membuat Notice resmi,
mengelola data order ekspor (DO/SI), verifikasi shipment, registrasi kontainer,
konfigurasi ruang perlakuan (sungkup), penugasan tim pelaksana, hingga pengiriman ke UPT Karantina

Daftar Isi

Halaman Judul i
Daftar Isi ii
Bagian I: Inisiasi Notice & Tab Ringkasan
001. Daftar Notice & Memulai Notice Baru (New Notice) 1
002. Formulir Inisiasi Notice (UPT, Fumigan, Catatan) 2
003. Halaman Detail Notice & Tab Ringkasan 3
Bagian II: Manajemen Shipment (DO/SI) & Verifikasi
004. Tab Daftar DO/SI (Shipments) & Tambah DO/SI 4
005. Formulir Data Shipment (Komoditas, Volume, Pelabuhan) 5
006. Registrasi Klien Cepat (+) Langsung dari Form DO/SI 6
006a. Menavigasi Tabel DO/SI & Aksi Verifikasi Order 7
007. Formulir Verifikasi Order & Kesesuaian Dokumen 8
Bagian III: Data Kontainer & Ruang Fumigasi (Sungkup)
008. Tab Kontainer & Rekapitulasi Unit Muatan 9
009. Formulir Input Nomor & Tipe Kontainer 10
010. Tab Ruang Fumigasi (Krusialitas Data Sungkup) 11
011. Penentuan Jenis Ruang, Nama Ruang, & Tautan Kontainer 12
012. Lokasi Pelaksanaan, Volume Acuan, & Opsi Sheet 13
013. Pengisian Dimensi Sungkup (Panjang x Lebar x Tinggi) 14
Bagian IV: Penugasan Tim & Pengiriman ke UPT
014. Tab Penugasan Internal & Tambah Surat Tugas 15
015. Menetapkan Fumigator Pelaksana (Ketua) & Anggota Tim 16
016. Pengiriman Notice ke UPT & Karakteristik Read-Only 17
Penutup & Kelanjutan Eksekusi Lapangan 18

Langkah 001

Daftar Notice & Memulai Notice Baru (New Notice)

Pada menu Notice di sidebar, sistem menampilkan seluruh riwayat surat pemberitahuan kegiatan fumigasi yang pernah dibuat oleh perusahaan Anda.

Tabel daftar ini memuat nomor registrasi notice, tanggal perlakuan, komoditas, nama klien, serta status alur dokumen (Draft, Terkirim, Diterima, atau Selesai).

Untuk memulai permohonan kegiatan perlakuan baru, klik tombol ‘New Notice’ di bagian kanan atas halaman.

Gambar 001 — Daftar data notice di FumiTRUST Suite dan tombol 'New Notice'

Standar Pengurutan: Sesuai standar FumiTRUST Suite, tabel daftar selalu menampilkan data notice terbaru pada urutan teratas (default sort descending).

Langkah 002

Formulir Inisiasi Notice (UPT, Fumigan, Catatan)

Pada tahap awal pembuatan notice, Anda hanya perlu melengkapi 3 parameter utama yang ringkas:

UPT Tujuan: Pilih kantor Balai Besar / Stasiun Karantina Pertanian (UPT Karantina) yang memiliki yurisdiksi pengawasan di lokasi perlakuan Anda.
Jenis Fumigan: Tentukan jenis gas perlakuan yang digunakan, misalnya: Methyl Bromide (CH3Br / MB) atau Phosphine (PH3).
Catatan Tambahan: Diisi keterangan khusus (opsional), seperti instruksi keselamatan atau instruksi perlakuan spesifik dari pemilik barang.

Gambar 002 — Formulir inisiasi notice: pemilihan UPT tujuan, jenis fumigan, dan catatan

Setelah tombol Simpan diklik, sistem akan mengenerate nomor draft notice dan membuka lembar kerja terpadu (5 tab list data).

Langkah 003

Halaman Detail Notice & Tab Ringkasan

Setelah inisiasi disimpan, sistem menampilkan lembar detail notice yang terbagi rapi ke dalam 5 Tab Data:

Tab 1 — Ringkasan: Menampilkan ringkasan status berkas, identitas provider, nomor notice, serta informasi umum pekerjaan.
Tab 2 — DO/SI (Shipments): Rincian order komoditas, data eksportir/klien, serta verifikasi pesanan.
Tab 3 — Kontainer: Registrasi nomor unit dan tipe kontainer muatan.
Tab 4 — Ruang Fumigasi: Pengaturan ruang sungkup/enclosure, volume acuan, dan koordinat lokasi kerja.
Tab 5 — Penugasan Internal: Penetapan surat tugas, fumigator pelaksana (ketua), serta teknisi regu kerja.

Gambar 003 — Lembar detail notice dan tab Ringkasan data pekerjaan

Langkah 004

Tab Daftar DO/SI (Shipments) & Tambah DO/SI

Pindah ke Tab 2 (DO/SI). Tab ini memuat daftar dokumen pengiriman (Delivery Order / Shipping Instruction) dari eksportir atau pemilik komoditas yang akan difumigasi:

Satu surat permohonan notice dapat memuat satu atau beberapa shipment pengiriman sekaligus.
Untuk mendaftarkan order pengiriman, klik tombol ‘Tambah DO/SI’.

Gambar 004 — Tab DO/SI (Shipments) dan tombol 'Tambah DO/SI' untuk merinci order pengiriman

Informasi pada DO/SI menjadi rujukan hukum pencetakan nama komoditas, jumlah kemasan, serta data shipper pada sertifikat fumigasi akhir.

Langkah 005

Formulir Data Shipment (Komoditas, Volume, Pelabuhan)

Lengkapi data pesanan pengiriman komoditas dengan seksama:

Pelanggan (Klien): Pilih perusahaan pemilik kargo/eksportir dari daftar klien.
Nomor DO / SI: Masukkan nomor referensi dokumen pengiriman resmi.
Nama Komoditas & Jenis Kemasan: Isikan deskripsi komoditas (misal: Biji Kopi Robusta, Kayu Olahan) serta bentuk kemasannya (Jute Bags, Pallet, dll.).
Jumlah & Berat Bersih/Kotor: Masukkan tonase atau kuantitas barang sesuai packing list.
Pelabuhan Muat & Tujuan: Tentukan negara dan pelabuhan tujuan ekspor jika dipersyaratkan.
Klik tombol Simpan.

Gambar 005 — Formulir isian data shipment DO/SI dan parameter komoditas

Langkah 006

Registrasi Klien Cepat (+) Langsung dari Form DO/SI

Jika pelanggan (eksportir/shipper) merupakan klien baru yang belum pernah terdaftar di database perusahaan:

Anda tidak perlu keluar dari formulir notice untuk membuka menu master klien.
Cukup klik ikon tambah (+) di sebelah kanan kolom pilihan klien.
Modal pop-up pendaftaran klien baru akan muncul: masukkan nama perusahaan, alamat, email resmi, dan nomor kontak penanggung jawab (PIC).
Klik Simpan pada modal tersebut.

Gambar 006 — Tombol (+) untuk mendaftarkan master klien baru secara instan tanpa meninggalkan form

Klien baru akan langsung tersimpan di master data perusahaan dan otomatis terpilih pada form DO/SI yang sedang diisi serta dapat digunakan untuk pekerjaan selanjutnya.

Langkah 006a

Menavigasi Tabel DO/SI & Aksi Verifikasi Order

Setelah data shipment disimpan, baris dokumen DO/SI akan tercantum pada tabel:

Gulir tabel ke arah kanan (scroll ke kanan) untuk melihat kolom aksi.
Temukan tautan teks aksi ‘Verifikasi’ di ujung kanan baris tabel.
Klik teks ‘Verifikasi’ untuk menjalankan prosedur verifikasi order mutu oleh Manajer Teknis sebelum pelaksanaan lapangan dimulai.

Gambar 006a — Gulir tabel DO/SI ke kanan dan klik tombol 'Verifikasi' untuk memeriksa order

Verifikasi order adalah langkah kendali mutu (QA) wajib untuk memastikan kelayakan perlakuan gas terhadap jenis komoditas yang bersangkutan.

Langkah 007

Formulir Verifikasi Order & Kesesuaian Dokumen

Pada formulir verifikasi order, Manajer Teknis melakukan konfirmasi parameter keselamatan dan kepatuhan standar fitosanitari:

Periksa kesesuaian jenis komoditas terhadap resistensi gas atau risiko fitotoksisitas.
Verifikasi instruksi khusus negara tujuan (misalnya persyaratan AFAS, kemasan berlubang, atau batas residu).
Pilih status kelayakan verifikasi, beri catatan teknis jika ada temuan, lalu klik Simpan.

Gambar 007 — Formulir Verifikasi Order untuk validasi kesesuaian perlakuan komoditas

Order yang telah terverifikasi memberikan jaminan bahwa perlakuan fumigasi aman dilakukan dan tidak melanggar ketentuan karantina negara tujuan.

Langkah 008

Tab Kontainer & Rekapitulasi Unit Muatan

Jika fumigasi dilaksanakan pada komoditas berkontainer (FCL/LCL), buka Tab 3 (Kontainer):

Tab ini menyajikan daftar seluruh unit kontainer yang terlibat dalam pekerjaan notice ini.
Untuk mendaftarkan unit kontainer, klik tombol ‘Tambah Kontainer’.
Catatan: Apabila pekerjaan merupakan fumigasi gudang/silo (curah tanpa kontainer), tab ini dapat dilewati.

Tab kontainer dan tombol tambah kontainer

Gambar 008 — Tab Kontainer untuk mendaftarkan nomor kontainer muatan komoditas

Langkah 009

Formulir Input Nomor & Tipe Kontainer

Pada formulir penambahan kontainer:

Nomor Kontainer: Masukkan 4 huruf kode pemilik diikuti 7 digit angka standar ISO 6346 (contoh: TCLU1234567).
Ukuran & Tipe: Pilih tipe kontainer (20 ft, 40 ft, atau 40 ft High Cube).
Ruang Fumigasi: Kolom tautan ruang fumigasi biarkan kosong terlebih dahulu pada tahap ini, karena ruang sungkup baru akan kita bentuk pada tab berikutnya.
Klik tombol Simpan. Ulangi untuk seluruh kontainer dalam pengiriman ini.

Gambar 009 — Formulir pengisian identitas nomor dan ukuran kontainer

Langkah 010

Tab Ruang Fumigasi (Krusialitas Data Sungkup)

Pindah ke Tab 4 (Ruang Fumigasi). Bagian ini merupakan komponen paling krusial dan mendasar dalam ekosistem FumiTRUST Suite:

Perubahan Paradigma: Pada aplikasi versi lama (FumiTRUST v2), data ini sebelumnya dinamakan ‘Data Sungkup’ dan kerap baru diinput di lapangan.
Pada FumiTRUST Suite terpadu, ruang perlakuan disiapkan sejak awal di notice agar alokasi gas, sensor reading, dan dosing terhitung presisi secara digital.
Klik tombol ‘Tambah Ruang’ untuk membuat unit ruang enclosure/sungkup.

Tab ruang fumigasi dan tombol Tambah Ruang

Gambar 010 — Tab Ruang Fumigasi (data sungkup/enclosure ruang perlakuan gas)

Langkah 011

Penentuan Jenis Ruang, Nama Ruang, & Tautan Kontainer

Saat formulir tambah ruang terbuka:

Jenis Ruang Fumigasi: Tentukan metode perlakuan, misalnya: Sheeted Under Gas-proof Tarp, Unsheeted Container, Silo, atau Permanent Chamber.
Nama Ruang: Sebaiknya biarkan sesuai generate otomatis sistem (misal: Ruang 1) demi konsistensi penomoran pada recordsheet.
Kontainer Terkait: Pilih unit kontainer yang berada di dalam sungkup ini (dapat memilih dari daftar kontainer yang telah dibuat di langkah 009).
Ikon (+) juga disediakan di samping kolom kontainer apabila Anda ingin menambahkan kontainer baru secara instan di form ini.

Gambar 011 — Pemilihan jenis ruang perlakuan dan penautan unit kontainer yang masuk sungkup

Langkah 012

Lokasi Pelaksanaan, Volume Acuan, & Opsi Sheet

Lanjutkan melengkapi detail teknis ruang perlakuan:

Lokasi Pelaksanaan: Pilih depo/gudang/dermaga lokasi pengerjaan. Jika lokasi belum ada di master, klik tanda (+) dan ISILAH ALAMAT LENGKAP SERTA KOORDINAT karena akan diverifikasi geofencing GPS di lapangan.
Volume Acuan (m³): Merupakan kolom vital penentu kalkulasi kebutuhan dosis gas. Isikan perkiraan awal volume ruang (angka ini tetap dapat disesuaikan kembali oleh fumigator di lapangan).
Toggle ‘Menggunakan Sheet’: Aktifkan toggle ini apabila perlakuan menggunakan penutup terpal plastik kedap gas (fumigation sheet).

Gambar 012 — Penentuan lokasi kerja ber-GPS, volume acuan ruang, dan sakelar sungkup sheet

Langkah 013

Pengisian Dimensi Sungkup (Panjang x Lebar x Tinggi)

Ketika sakelar ‘Menggunakan Sheet’ diaktifkan, sistem akan memunculkan bidang input dimensi fisik tumpukan kargo di bawah terpal:

Panjang (meter): Masukkan estimasi panjang bentangan tumpukan/kontainer.
Lebar (meter): Masukkan lebar bentangan.
Tinggi (meter): Masukkan tinggi tumpukan sungkup.
Sistem akan otomatis menghitung estimasi volume kubikasi ($P \times L \times T$). Angka ini dapat disesuaikan kembali dengan hasil pengukuran aktual di lapangan sebelum gas diinjeksikan.
Klik tombol Simpan.

Bidang dimensi sungkup jika menggunakan sheet

Gambar 013 — Kolom dimensi tumpukan (panjang x lebar x tinggi) untuk kalkulasi kubikasi sungkup

Langkah 014

Tab Penugasan Internal & Tambah Surat Tugas

Setelah seluruh parameter kargo dan ruang selesai dikonfigurasi, langkah penutup adalah menugaskan regu fumigator yang berwenang mengeksekusi di lapangan:

Buka Tab 5 (Penugasan Internal).
Tab ini berfungsi menerbitkan Surat Perintah Tugas (SPT) resmi internal provider.
Klik tombol ‘Tambah Surat Tugas’.

Tab penugasan internal dan tambah surat tugas

Gambar 014 — Tab Penugasan Internal dan tombol 'Tambah Surat Tugas'

Surat tugas internal ini memastikan hanya teknisi bersertifikasi yang ditugaskan resmi yang memiliki wewenang membuka dan menandatangani recordsheet perlakuan.

Langkah 015

Menetapkan Fumigator Pelaksana (Ketua) & Anggota Tim

Pada formulir surat penugasan:

Fumigator Pelaksana: Merupakan Ketua Regu Kerja yang bertanggung jawab memimpin dosing gas, membaca alat ukur, menandatangani Recordsheet (RS) dan Sertifikat (FC).
Ruang Fumigasi: Pilih ruang kerja yang ditugaskan kepada ketua regu ini.
Anggota Tim: Pilih teknisi, asisten lapangan, atau helper yang diikutsertakan dalam regu kerja tersebut.
Klik tombol Simpan.

Gambar 015 — Penetapan ketua regu Fumigator Pelaksana dan daftar personil anggota tim kerja

Surat tugas yang tersimpan akan langsung tersinkronisasi ke aplikasi Android smartphone milik Fumigator Pelaksana bersangkutan.

Langkah 016

Pengiriman Notice ke UPT & Karakteristik Read-Only

Setelah seluruh 5 tab data notice terisi lengkap dan tervalidasi, berkas notice siap dikirim ke instansi karantina:

Kembali ke tab Ringkasan, klik tombol ‘Kirim ke UPT’.
Sistem akan mentransmisikan data pemberitahuan secara instan ke portal pengawasan UPT Karantina bersangkutan.

Gambar 016 — Aksi final mengirimkan surat pemberitahuan (Notice) ke portal UPT Karantina

PERINGATAN INTEGRITAS AUDIT:
Harap diingat bahwa begitu tombol ‘Kirim ke UPT’ ditekan, status dokumen induk Notice akan terkunci menjadi Read-Only untuk menjaga keaslian data audit legalitas. Hanya tabel child tertentu (seperti penyesuaian detail sungkup di lapangan) yang dapat diedit oleh teknisi berwenang.

Penutup & Kelanjutan Eksekusi Lapangan

Selamat, seluruh rangkaian permohonan Surat Pemberitahuan Fumigasi (Notice of Fumigation) telah berhasil diterbitkan dan terkirim secara sah ke pihak UPT Karantina melalui FumiTRUST Suite.

Kesiapan Pelaksanaan Lapangan:
Fumigator Pelaksana yang telah ditugaskan kini dapat membuka aplikasi mobile FumiTRUST Suite pada smartphone Android mereka di lokasi kerja. Seluruh data ruang, kontainer, dan parameter dosis sudah otomatis tersedia untuk proses injeksi gas, pemantauan konsentrasi, hingga aerasi.

Modul Operasional Lapangan

Panduan untuk Pengoperasian Aplikasi Mobile Android Fumigator, Perekaman Sensor Gas Ber-GPS, Pembuatan Recordsheet, dan Penerbitan Sertifikat Fumigasi diulas secara lengkap pada seri manual operasional lapangan.

Manual Manajer Teknis (MT)Pembuatan Surat Pemberitahuan(Notice of Fumigation) & Penugasan