FumiTRUST Suite

TRUST Hub Suite — Integrated Technical & Calibration System

Manual Manajer Teknis (MT)
Pengaturan Peralatan, Riwayat Kalibrasi,
& Peminjaman Alat

Panduan teknis bagi Manajer Teknis (MT) perusahaan fumigasi dalam mengelola inventaris alat ukur/detektor gas,
pencatatan berkas sertifikat kalibrasi standar KAN, serta prosedur permohonan pinjam alat antar-provider
yang terintegrasi persetujuan Admin UPT Karantina pada FumiTRUST Suite

Daftar Isi

Halaman Judul i
Daftar Isi ii
Bagian I: Dashboard & Inventaris Alat (Equipment)
001. Dashboard MT saat Pertama Kali Login 1
002. Menu Equipment & Menambah Alat Baru (New Equipment) 2
003. Petunjuk Pengisian Formulir Data Peralatan 3
004. Contoh Lengkap Pengisian Data Peralatan 4
005. Tampilan Detail Peralatan yang Berhasil Didaftarkan 5
Bagian II: Manajemen & Riwayat Kalibrasi Alat
006. Menambahkan Riwayat Kalibrasi Alat (New Calibration) 6
007. Monitoring Riwayat Kalibrasi Seluruh Alat 7
Bagian III: Peminjaman Alat Antar-Provider (Equipment Loan)
008. Menu Peminjaman & Pengajuan Pinjam Alat (New Loan) 8
009. Formulir Peminjaman, Berita Acara, & Persetujuan Pemilik 9
010. Daftar Peminjaman & Alur Persetujuan (Approval) Admin UPT 10
Penutup & Kepatuhan Standar Karantina 11

Langkah 001

Dashboard MT saat Pertama Kali Login

Saat masuk ke FumiTRUST Suite dengan peran Manajer Teknis (MT), Anda akan disambut oleh dashboard teknis perusahaan Anda.

Dashboard ini menyajikan informasi ringkas jadwal perlakuan aktif, status ketersediaan peralatan deteksi/dosing gas, masa berlaku kalibrasi, serta pintasan monitoring pelaksanaan lapangan.

Gambar 001 — Penampakan dashboard operasional ketika pertama kali login oleh user Manajer Teknis (MT)

Hak Istimewa Peran MT: Seorang Manajer Teknis memiliki akses pengawasan mutu teknis, registrasi & kalibrasi peralatan, peminjaman alat, serta secara otomatis mewarisi wewenang sebagai Fumigator Pelaksana dalam menandatangani berkas teknis perlakuan gas.

Langkah 002

Menu Equipment & Menambah Alat Baru (New Equipment)

Untuk mengelola inventaris peralatan fumigasi (detektor gas fosfin/metil bromida, timbangan silinder digital, TLV meter, blower, dll.):

Pada bilah navigasi sidebar kiri, buka kelompok menu Equipment References.
Klik menu Equipment.
Di sisi kanan layar akan ditampilkan daftar peralatan yang dimiliki oleh perusahaan Anda.
Jika peralatan belum terdaftar, klik tombol ‘New Equipment’ di pojok kanan atas untuk mulai mendaftarkan unit alat baru.

Gambar 002 — Daftar peralatan perusahaan pada menu Equipment dan tombol 'New Equipment'

Seluruh alat ukur yang akan digunakan dalam pelaksanaan fumigasi wajib terdaftar di sistem ini agar dapat dipilih pada proses penginputan notice dan recordsheet.

Langkah 003

Petunjuk Pengisian Formulir Data Peralatan

Saat formulir penambahan alat terbuka, perhatikan ketentuan dan panduan pengisian kolom berikut:

Kode Equipment & Nomor Asset: Biarkan kosong / generate otomatis jika perusahaan Anda belum memiliki pembukuan kode barcode aset khusus.
Nama Alat & Tipe: Tentukan jenis alat (misal: Gas Monitoring Line, Fumiscope, Bedfont EC500, PortaSens, atau Electronic Balance).
Merek & Model: Pilih merek yang tersedia di sistem. Apabila merek alat Anda belum tercantum di menu drop-down, silakan hubungi tim pengembang melalui grup FumiTRUST Suite Support untuk didaftarkan ke master katalog.
Nomor Seri (Serial Number) & Foto: Wajib diisi dengan akurat sesuai pelat fisik alat demi keabsahan verifikasi karantina (foto unit dapat diunggah menyusul jika belum siap).
Status: Pastikan status ketersediaan dalam posisi Tersedia dan kondisi Aktif.

Gambar 003 — Formulir registrasi alat baru dan kotak petunjuk pengisian data peralatan

Langkah 004

Contoh Lengkap Pengisian Data Peralatan

Berikut adalah contoh pengisian data alat detektor gas Phosphine (PH3) berstandar internasional:

Kategori Alat: Gas Detector / Monitor
Merek & Model: Bedfont / EC500 PH3 High Range Monitor
Nomor Seri: PH3-2024-8891
Unggahan Foto Fisik: Gambar unit alat tampak depan lengkap dengan nomor seri yang terbaca jelas.
Setelah semua kolom informasi utama dan spesifikasi terisi, klik tombol Simpan di sudut kanan bawah.

Gambar 004 — Contoh pengisian formulir data peralatan lengkap dengan spesifikasi teknis dan foto unit

Data peralatan yang tersimpan akan langsung terindeks di sistem dan siap ditautkan dengan sertifikat kalibrasinya.

Langkah 005

Tampilan Detail Peralatan yang Berhasil Didaftarkan

Setelah data disimpan, sistem akan menampilkan lembar detail (View Record) peralatan tersebut.

Pada halaman ini Anda dapat memverifikasi QR Code identifikasi unit alat, status kepemilikan, lokasi penyimpanan/gudang penempatan, serta riwayat penugasan lapangan yang pernah dijalankan oleh alat tersebut.

Gambar 005 — Lembar detail informasi peralatan yang telah berhasil terdaftar di FumiTRUST Suite

Halaman detail ini juga dilengkapi tab navigasi riwayat perawatan, log pemakaian penugasan, dan tab khusus Riwayat Kalibrasi.

Langkah 006

Menambahkan Riwayat Kalibrasi Alat (New Calibration)

Setiap alat ukur operasional wajib memiliki sertifikat kalibrasi yang masih berlaku dari laboratorium kalibrasi terakreditasi KAN:

Gulir ke bawah pada lembar detail alat hingga menemukan tab Riwayat Kalibrasi.
Klik tombol ‘New Calibration’.
Masukkan data lembaga kalibrator, nomor sertifikat resmi kalibrasi, tanggal penerbitan, serta tanggal masa berlaku kalibrasi habis (*expiry date*).
Unggah pindaian (scan) sertifikat kalibrasi dalam format PDF/gambar.
Klik Simpan untuk memvalidasi status kalibrasi unit.

Tab Riwayat Kalibrasi dan New Calibration

Gambar 006 — Bagian tab Riwayat Kalibrasi di bawah detail peralatan dan tombol 'New Calibration'

Penting bagi Audit Karantina: Sistem FumiTRUST Suite akan memberikan peringatan atau memblokir penggunaan alat pada recordsheet perlakuan apabila masa kalibrasi alat tersebut telah habis (kadaluwarsa).

Langkah 007

Monitoring Riwayat Kalibrasi Seluruh Alat

Untuk memantau tanggal jatuh tempo kalibrasi seluruh armada alat ukur perusahaan dalam satu layar:

Buka kelompok menu Equipment References di sidebar, pilih menu Kalibrasi.
Sistem menampilkan tabel komprehensif riwayat kalibrasi dari seluruh unit peralatan perusahaan.
Kolom indikator visual akan menandai status kalibrasi: Aktif (Hijau), Mendekati Jatuh Tempo (Kuning), atau Kadaluwarsa (Merah).

Gambar 007 — Tabel pemantauan seluruh riwayat kalibrasi alat di menu Kalibrasi

Manajer Teknis dapat mengunduh lampiran sertifikat kalibrasi langsung dari tabel ini sewaktu-waktu saat dilakukan inspeksi rutin oleh petugas pengawas karantina.

Langkah 008

Menu Peminjaman & Pengajuan Pinjam Alat (New Loan)

Apabila peralatan perusahaan sedang dalam masa perbaikan atau memerlukan unit tambahan untuk volume pekerjaan besar, perusahaan dapat mengajukan peminjaman alat ke provider rekanan:

Pada kelompok menu Equipment References, klik menu Peminjaman (Equipment Loans).
Layar akan menampilkan riwayat permohonan pinjam alat antar-perusahaan.
Untuk mengajukan permohonan baru, klik tombol ‘New Equipment Loan’ di sudut kanan atas.

Gambar 008 — Menu Peminjaman Alat dan tombol 'New Equipment Loan' untuk pengajuan pinjam alat

Fitur peminjaman alat resmi ini dirancang sesuai regulasi perkarantinaan agar transparansi penggunaan alat antar-badan usaha tercatat sah secara digital.

Langkah 009

Formulir Peminjaman, Berita Acara, & Persetujuan Pemilik

Lengkapi formulir permohonan pinjam alat dengan data otentik berikut:

Provider Pemilik Alat: Pilih nama perusahaan provider rekanan yang meminjamkan alat.
Pilih Unit Alat: Pilih unit peralatan yang hendak dipinjam dari inventaris provider bersangkutan.
Periode Peminjaman: Tentukan tanggal mulai dan batas waktu pengembalian alat.
Dokumen Pendukung: Cantumkan tautan (link) atau unggah Berita Acara Peminjaman resmi yang telah disepakati dan ditandatangani oleh pimpinan kedua belah pihak.
Klik tombol Simpan di sudut kanan bawah.

Gambar 009 — Formulir pengisian peminjaman alat, kelengkapan berkas berita acara, dan persetujuan pemilik

Pastikan berita acara kesepakatan peminjaman telah lengkap sebelum disimpan agar proses validasi oleh pihak berwenang tidak tertunda.

Langkah 010

Daftar Peminjaman & Alur Persetujuan (Approval) Admin UPT

Setelah data peminjaman disimpan di sistem, berlangsung alur validasi resmi:

Sistem FumiTRUST Suite secara otomatis mengirimkan notifikasi persetujuan ke aplikasi petugas/Admin UPT Karantina wilayah terkait.
Admin UPT akan meninjau kelayakan berkas berita acara dan legalitas alat.
Setelah disetujui (Approved) oleh Admin UPT:
- Alat tersebut akan sementara dinonaktifkan / hilang dari opsi pilihan di perusahaan pemilik.
- Alat tersebut akan otomatis muncul dan aktif dapat digunakan pada pilihan penugasan notice perusahaan yang meminjam.

Gambar 010 — Rekapitulasi status peminjaman alat dan monitoring status persetujuan UPT Karantina

Mekanisme ini mencegah klaim penggunaan alat ganda (*double booking*) pada waktu yang sama di dua perusahaan berbeda.

Penutup & Kepatuhan Standar Karantina

Peralatan ukur dan keselamatan merupakan fondasi utama mutu pelaksanaan perlakuan fumigasi berstandar internasional (AFAS, AQIS, Barantin).

Kepatuhan Standar Alat Ukur Karantina:
Pastikan seluruh detektor gas (Interscan, Bedfont, Riken Keiki, PortaSens) selalu dilakukan kalibrasi tahunan dan uji fungsi berkala. FumiTRUST Suite mengintegrasikan kontrol kalibrasi langsung ke modul pembuatan recordsheet untuk menjamin hasil perlakuan selalu sah secara hukum.

Panduan Lanjutan Manajer Teknis

Panduan untuk Penerbitan Notice & Penugasan Fumigator (di folder membuat_notice/) serta Pemeriksaan Recordsheet Lapangan akan diulas pada modul panduan berikutnya.

Manual Manajer Teknis (MT)Pengaturan Peralatan, Riwayat Kalibrasi,& Peminjaman Alat